È ora di sfatare un mito comune nel mondo del business. La prioritizzazione è un passo importante per raggiungere il successo ad ogni livello di un'organizzazione, tuttavia, stabilire le priorità non è il primo passo. Dovete prima capire come dare la priorità a elementi concorrenti, a volte reciprocamente esclusivi e importanti per voi e la vostra organizzazione. Questo fraintendimento della sequenza può paralizzare gli sforzi per allineare e focalizzare i team e le organizzazioni su un obiettivo o obiettivi comuni. Abbiamo visto questo accadere più e più volte, che sia una startup o un'azienda milionaria. Quindi esaminiamo l'importante, ma spesso trascuriamo l'atto di pre-prioritizzazione.
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In generale, quando conduciamo un workshop di prioritizzazione e/o di visioning per un'organizzazione, spesso ci viene presentato un enorme arretrato di tutte le cose che vogliono fare, ma senza un ordine chiaro. Oppure, la leadership può arrivare armata di una lista delle loro priorità principali (notare il plurale) che a volte sono circa 100. Una lista del genere non ha molto senso perché quando tutto è una priorità assoluta, allora niente lo è.
Quindi una delle cose che diciamo è, ok, abbiamo il grande backlog di tutti i progetti che vuoi completare, ora facciamo un piccolo passo indietro. Qual è la tua Vision? Ora, quasi tutti in Agile conoscono l'idea di una Product Vision, ma alcuni non la capiscono completamente o non la utilizzano.
Nelle grandi aziende, stabiliamo una Vision non solo a livello di prodotto, ma a livello di programma e persino a livello di portfolio. Perché? Perché è molto difficile dare priorità ai prodotti se non si conosce la Vision del portfolio, quindi, prima di iniziare la prioritizzazione, devi prima creare la Vision per il tuo portfolio.
Un'altra domanda importante che ci piace fare è: "Dove volete vedervi tra uno o due anni? Personalmente, mi piace ridurre questo orizzonte temporale a un anno o anche nei prossimi trimestri per le grandi aziende. Questo ci aiuta a concentrarci su ciò che stiamo cercando di raggiungere da una prospettiva collettiva. Ponete anche questa domanda; "cosa volete che la gente dica delle vostre cose?"
Avete la Vision, avete una linea temporale, ora siete pronti a discutere su cosa vi impedisce di fare queste cose domani. Il valore creato qui è identificare quali progetti o prodotti un'organizzazione non pensa di aver bisogno per raggiungere la Vision. Questa è una grande parte dello sviluppo della vostra roadmap di pre-prioritizzazione, dove dovete identificare ciò che deve essere fatto per raggiungere la vostra visione e gli obiettivi. Il resto non è lavoro prioritario e dovrebbe essere rapidamente rimosso.
Tutto non è una priorità assoluta, non lo dirò mai abbastanza, tuttavia, sono un pragmatico. Ho lavorato nel mondo del business per molto tempo e capisco che ci sono sempre progetti concorrenti che meritano di essere considerati quando si stabilisce la priorità. Ognuno potrebbe generare opportunità non sfruttate e valore per il cliente. Il problema è la natura finita delle persone e delle risorse.
Scrum migliora la produttività, ma c'è ancora così tanto che può essere fatto in ogni momento. Per quanto riguarda le risorse, c'è tanto che può essere fatto prima che i suoi costi superino il suo valore.
Per una prioritizzazione efficace, è necessario innanzitutto scegliere un modo uniforme e oggettivo per misurare il valore di un prodotto o di un progetto che ponderi anche il costo e lo sforzo che ci vorrebbe per completarlo. Ci sono molte matrici di prioritizzazione là fuori ma nessuna di esse è perfetta. Ciò che è importante è che voi e la vostra organizzazione ne scegliate o generiate una che possa essere applicata a tutti gli elementi a cui darete priorità.
A volte è semplice come il ritorno sull'investimento o ROI. Questo approccio dà un'occhiata allo sforzo e all'investimento proposto diviso per il ritorno previsto. Questo può essere efficace, ma personalmente non lo trovo abbastanza dettagliato. Tendo a consigliare la combinazione di queste idee con altri attributi come l'urgenza e l'opportunità per generare un punteggio ponderato del lavoro (WSJF). Se si prendono questi numeri o qualsiasi altra metrica che il gruppo di leadership vuole guardare e poi si divide per la nostra nozione proposta di sforzo, si ottiene un numero di priorità molto obiettivo. Ogni numero può poi essere confrontato con altri per prendere decisioni empiriche su quali sono o devono essere le vostre priorità.
Un altro passo importante nella pre-prioritizzazione è l'uso di casi aziendali. Si vuole essere sicuri che ognuno di questi prodotti e progetti che vengono considerati per la prioritizzazione abbia un solido business case e che siano allineati con la nostra Vision e strategia generale del portfolio. Un esame onesto può rivelare casi in cui il business case e la Vision divergono, allora, dovete chiedervi, "vogliamo andare in quella direzione?" o, "la nostra Vision è divergente?" Se la risposta è sì, forse non dovreste farlo.
Alcune cose non verranno mai fatte, questa è una verità difficile da mandar giù ma è comunque la verità, quindi cerchiamo di stabilire una baseline capacity in ogni azienda con cui lavoriamo.
Chiediamo quanti progetti hanno consegnato l'anno scorso e l'anno precedente. Se non riusciamo a capire qual è la capacità complessiva del gruppo o dell'azienda, allora non possiamo dare priorità in modo efficiente perché non sappiamo quanto possono effettivamente consegnare.
Un esempio perfetto di questo è avvenuto in una casa automobilistica con cui abbiamo lavorato. Abbiamo chiesto: "Quanti progetti avete attualmente?". La risposta era più di 900. "Ok", ho detto, "quanti progetti avete finito l'anno scorso?". 118 hanno risposto. Così abbiamo tracciato una linea a #118 e abbiamo detto, "tutto ciò che è sotto questa linea probabilmente non verrà fatto". L'implementazione di Scrum li ha aiutati a superare il numero 118, ma eravamo sempre lontani dai 900 che avevano identificato inizialmente.
Quando si sta dando la priorità è necessario essere disposti ad accettare ciò che non sarà fatto. Queste sono conversazioni difficili da avere perché nessuno vuole rinunciare ai propri progetti preferiti. Nessuno. Questo rafforza il motivo per cui la pre-prioritizzazione è così critica. Usare una matrice o un modello oggettivo di prioritizzazione basato su cose come i casi aziendali e il valore aziendale, e incorporare benefici intangibili come l'espansione del riconoscimento del marchio, l'urgenza e l'opportunità può aiutare queste conversazioni a smettere di essere personali e iniziare ad essere su ciò che conta di più per il business.
Pensatela in questo modo: avete un progetto che porterà 100 milioni di dollari e affronta una grande concorrenza. Un altro progetto ha un'entrata prevista di 500 milioni di dollari e non affronta una grande concorrenza. Sarete delusi se il vostro progetto perde, ma potete conviverci perché capite la logica.
Noi delle comunità Agile e Scrum siamo molto attenti alla felicità. Dobbiamo esserlo (anche voi dovreste esserlo) perché è un indicatore principale di produttività, e inestimabile quando si tratta di reclutare e trattenere i talenti, quindi, quello che sto per dire potrebbe sorprendervi.
Se quando avete finito le pre-prioritizzazioni o le prioritizzazioni sono tutti felici, allora non l'avete fatto bene. Tutti dovrebbero andarsene con una piena comprensione della matrice e delle metriche, del contesto e del perché, e se lo fai bene, tutti se ne vanno un po' arrabbiati perché non hanno ottenuto tutto quello che volevano.
I compromessi devono avvenire. Il "no" deve essere detto più spesso del "sì" o del "vedremo", ecco perché la pre-prioritizzazione è come una mediazione. Avete bisogno di uno standard oggettivo per il confronto e le decisioni devono essere prese in base alla Vision e ai dati, non alla personalità o al livello di potere percepito.
Tutti coloro che partecipano a queste sessioni di lavoro devono adattarsi a questo tipo di mentalità empirica, ricordate, si tratta di ciò che è meglio per l'organizzazione. Le decisioni prese saranno trasformate in Product Goal, scomposte in Product Backlog Items e usate per impostare gli Sprint Goal. La prioritizzazione non è un esercizio, è un'occasione per allineare l'intera organizzazione.
Il lavoro di pre-prioritizzazione permette alle organizzazioni di avere uno schema di prioritizzazione rigoroso, spietato, ma obiettivo. Questo è ciò che il mondo moderno richiede per il successo, e non è necessario spendere sei mesi per creare il sistema perfetto. Anche se basta usare la Sequenza di Fibonacci e il planning poker per stimare il valore del business, l'urgenza, l'opportunità e lo sforzo è sicuramente meglio che dire che tutto è una priorità. Questa è una ricetta per il fallimento perché tutto non è una priorità. Non lo dirò mai abbastanza.
Tradotto e adattato da Scrum Inc: https://www.scruminc.com/pre-prioritization-vision-goals/
Scritto da Avi Schneier | 25 febbraio 2021 | Blog
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