Il cambiamento organizzativo è molto difficile, dirompente e spesso spaventoso. Perché il cambiamento organizzativo è così difficile? Perché molti ritornano allo status quo? Come ci avviciniamo al cambiamento in modo da migliorare le probabilità di successo?
Per avere successo, il cambiamento richiede molte persone coinvolte e impegnate, quindi cominciamo a capire un po' della scienza dietro la natura umana. Siamo cablati con comportamenti istintivi che erano necessari per la sopravvivenza della nostra specie. Nel suo libro Change, John Kotter descrive "due canali" che sono rilevanti in questo contesto; il canale Sopravvivenza (Survive) e il canale Prosperità (Thrive).
Il canale "Sopravvivenza" è costantemente alla ricerca di minacce. Quando viene percepita una minaccia, viene rilasciato un flusso di epinefrina (più comunemente chiamata adrenalina) per fornire un picco di energia, aumentare la frequenza cardiaca, la pressione sanguigna e la respirazione. La nostra mente si concentra sulla minaccia. Usiamo questa energia e concentrazione per eliminare (o fuggire) il pericolo e una volta che percepiamo di essere al sicuro, ci calmiamo.
Potreste aver provato questo nella vita reale. State guidando e sentite le sirene e vedete le luci lampeggianti dietro di voi. Il tuo cuore corre, la tua visione periferica si restringe e accosti velocemente. Quando l'auto passa, ti calmi, prendi fiato e puoi continuare, ma se la percezione della minaccia persiste, il nostro corpo rilascia cortisolo e altri ormoni che ci tengono in allerta.
Questo prosciuga l'energia, aumenta lo stress, e possiamo andare in uno stato di Sopravvivenza surriscaldato. Questo compromette la nostra capacità di vedere opportunità, pensare in modo creativo e agire in modo collaborativo. Se vi siete mai trovati in una situazione in cui vi sentite sopraffatti, con la mente che corre, e non riuscite a concentrarvi su nessuna cosa, probabilmente vi siete trovati in uno stato di Sopravvivenza surriscaldata e non sei stato in grado di fare molto.
Il Canale Prosperità è sempre alla ricerca di opportunità. Quando vengono percepite, vengono rilasciate ossitocina e vasopressina che scatenano passione, eccitazione e aumentano l'energia più lentamente e durevolmente dell'epinefrina. Il nostro campo d'azione si espande, la curiosità si allarga, le emozioni positive fluiscono e questo migliora la collaborazione, la creatività e l'innovazione.
Questo effetto si vede spesso nelle aziende startup. Le persone si uniscono perché credono nella causa, possono lavorare più facilmente per molte ore perché vedono l'opportunità e il potenziale. L'energia e le emozioni positive di un Canale Prosperare attivato durano finché il progresso verso l'opportunità è visibile.
La maggior parte dei cambiamenti organizzativi inizia da una minaccia o da una sfida percepita dalla direzione. Cercano di aumentare il senso di urgenza attraverso un messaggio di "emergenza" e questo attiva il canale Sopravvivenza nell'organizzazione nel suo insieme e promuove il movimento. Questo può essere una buona cosa se usato correttamente.
La trasformazione Agile di un'azienda è stata lanciata con la dichiarazione: "Stiamo fallendo nel soddisfare gli impegni dei clienti sia esterni che interni". L'attivazione del canale Sopravvivenza è necessaria per far uscire le persone dall'autocompiacimento e portarle all'azione.
Ma i problemi si verificano quando il canale Sopravvivenza si surriscalda. Gli sforzi di cambiamento spesso si traducono in nuovi piani, nuove metriche e rapporti, paura di ristrutturazioni, o cambiamenti significativi nel processo corrente. Questi possono essere visti come minacce alla sicurezza del lavoro, perdita di autorità, o semplicemente tempo perso con la famiglia a causa delle lunghe ore. Questi fattori surriscaldano il canale Sopravvivenza che riduce la collaborazione, la creatività e la produttività. La resistenza cresce perché vedono il cambiamento stesso come la minaccia e non l'"emergenza".
Ho visto molte organizzazioni iniziare una trasformazione con obiettivi di riduzione dei costi (interpretati come "riduzione della forza"), organizzazioni non piramidali (interpretati come "licenziare i manager"), ed eliminare la burocrazia (interpretati come "eliminare la QA o la conformità aziendale"). Il canale Sopravvivenza surriscaldato è ciò che fa sì che gli "anticorpi aziendali" si attivino e uccidano la trasformazione.
Come si fa a creare un senso di urgenza per avviare il cambiamento necessario, calmando il canale Sopravvivenza e attivando il canale Prosperità? La chiave è il coinvolgimento dei dipendenti.
Iniziare a riformulare l'emergenza come una sfida con una grande opportunità che si lega allo scopo e al significato. Invece di lanciare una trasformazione dicendo "non riusciamo a rispettare gli impegni dei clienti", riformulatela come "il nostro cliente sta avendo problemi con gli impegni dei partner, possiamo catturare quote di mercato essendo il partner commerciale più affidabile". Questo attiverà sia il canale Sopravvivenza per far partire l'azione che il canale Prosperità per aumentare la creatività e la collaborazione.
Poi, invitate i volontari a radunarsi e a cogliere l'opportunità. Permettere a questi volontari di formare una rete di squadre, separate dalla gerarchia, con una leadership dall'interno. Questi team possono usare Scrum (e Scrum@Scale) per creare empirismo, condurre esperimenti e reagire a rapidi cicli di feedback per guidare il cambiamento nella giusta direzione.
La trasparenza di Scrum renderà visibili le vittorie e metterà anche in evidenza dove la burocrazia si mette in mezzo, in modo che il management possa rimuovere, snellire o aggiustare come necessario per aumentare la velocità e ridurre i costi. Ho visto aziende con 90 volontari che lavorano su varie iniziative per snellire i processi, migliorare l'innovazione, portare più trasparenza alla capacità aziendale, ecc. Hanno visto un'enorme accelerazione nella loro trasformazione da quando hanno invitato le persone nel processo.
Quelli che non si offrono volontari continuano a lavorare nella loro familiare gerarchia "mantenendo le luci accese". Questo doppio sistema operativo può essere essenziale per una grande impresa in fase di trasformazione. La gerarchia e la burocrazia rendono l'esecuzione di attività standard e ripetibili in modo veloce e affidabile.
Più grande e di successo è l'azienda, più standard sono necessari per mantenere la qualità, la coerenza e migliorare l'onboarding per le attività note durante la fase iniziale della trasformazione. Esempi di questo includono le richieste di strutture, la gestione degli ordini, la spedizione, ecc.
Essenzialmente le attività che non richiedono agilità rimangono nella gerarchia. Questo calma il canale Sopravvivenza e riduce la resistenza poiché tutti hanno una casa. La sfida con la gerarchia è che è lenta ad adattarsi ai rapidi cambiamenti dell'ambiente.
Ci sono meno regole e ruoli, la leadership può venire da qualsiasi parte, la struttura Scrum fornisce le regole, l'autorità e le responsabilità. Il prodotto è un'organizzazione trasformata o una nuova offerta per capitalizzare un'opportunità. Gli esperimenti possono essere sviluppati rapidamente, e gli aggiustamenti fatti in base ai risultati osservati.
In molte iniziative di cambiamento, gli impiegati vedono il cambiamento stesso come una minaccia alla loro posizione, autorità e benessere. I mandati e l'adozione forzata dei cambiamenti surriscaldano la risposta Sopravvivenza, aumentando la resistenza e riducendo la Prosperità e la collaborazione. Il doppio sistema operativo con l'invito ai volontari calma il canale Sopravvivenza e attiva il necessario canaleper coinvolgere i dipendenti e aumentare la leadership e l'innovazione che portano al successo del cambiamento.
Tradotto e adattato da Scrum Inc.: https://www.scruminc.com/survive-organization-change-thrive-opportunity/
Scritto da Dan LeFebvre | ottobre 29, 2021 | Blog
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