Non importa il settore, la mansione o il lavoro, i team stabili saranno sempre i team più produttivi. Questa non è un'opinione, è un fatto supportato da decenni di dati provenienti da settori diversi come quello militare, medico, manifatturiero e tecnologico. I team stabili sono semplicemente più veloci, più creativi e forniscono una qualità superiore a un costo inferiore. Ma siamo onesti, a volte i dati da soli non sono l'elemento più convincente quando si considera di cambiare il modo di lavorare.
La gente ha delle domande - giuste - "come questo funzionerà davvero nel mio contesto, nel mio campo, nel mio settore? " La risposta per l'industria del Design e delle Costruzioni è sì, L'ho visto con i miei occhi, non solo con i clienti con cui abbiamo collaborato per ottenere risultati migliori.
Io e la mia famiglia ci siamo recentemente trasferiti ad Austin, scambiando gli interminabili inverni del Minnesota per il sole del Texas. L'unità condominiale che abbiamo preso ha molta luce naturale. Così tanta luce che abbiamo bisogno di sostituire tutte le tende con altre nuove e più moderne.
Entrano Cody e Dustin. Sono impiegati di un'azienda che lavora in questo complesso abitativo da un po' di tempo. A volte lavorano insieme. A volte non lo fanno a causa di problemi di programmazione al di fuori del loro controllo.
Ho già visto questa situazione. La convinzione che non è necessario tenere le persone insieme nello stesso team, o che si può mescolare e abbinare le persone in una 'team' e non c'è alcun costo nel farlo.
Beh, non è proprio così che funziona. Cody sa che questo è vero per esperienza (probabilmente lo sai anche tu).
Se mi avete conosciuto, sapete che sono un po' un chiacchierone, o più che altro un ascoltatore curioso. Adoro fare domande e conoscere il punto di vista degli altri. Soprattutto quando si tratta della mia passione per il Design e le Costruzioni. Così ho iniziato a fare le mie cose mentre Cody e Dustin si mettevano al lavoro. Cody mi ha detto che il loro team stabile, Cody e Dustin, il giorno prima è stato cambiato e così ha dovuto lavorare con qualcun altro per installare 12 di queste stesse nuove tende in un'altra unità in fondo alla strada. Il lavoro ha richiesto otto ore per essere completato. Questa è una media di 1,5 tende all'ora. Nella nostra unità abitativa dovevano essere installate 17 nuove tende. A quel ritmo, ci sarebbero volute più di 11 ore di lavoro continuo per finire di montare le nostre tende. Invece insieme, Cody e Dustin hanno finito di installare tutte e 17 le nostre tende in sole due ore. Stesso design delle finestre, stesso modello di tende, stessi strumenti. Eppure hanno installato in media 8,5 tende all'ora invece di una ogni ora e mezza. Si tratta di un miglioramento del 467%.
Per quelli di voi a cui piace la matematica, ecco come funziona; se assumiamo che il tempo totale sia lo stesso per entrambi i lavori (il che sembra ragionevole dato che abbiamo a che fare con le stesse tende, lo stesso design delle finestre e lo stesso processo), ci ritroviamo con queste equazioni:
Ovviamente, ho scavato un po' più a fondo e ho scoperto che sia il team stabile sia quello che equivale a un po' di Scrum improvvisato, hanno aiutato Cody e Dustin ad aumentare notevolmente la loro produttività.
Cody e Dustin hanno una specie di rituale mattutino; gli piace incontrarsi a colazione per parlare degli ordini di lavoro del giorno. Nessuno dei due aveva sentito parlare di Scrum prima di incontrarmi. Eppure stavano intuitivamente incorporando elementi del framework per essere più efficaci. Ogni giorno era uno Sprint. Questa colazione è servita come una sessione combinata di Sprint Planning e Daily Scrum dove organizzavano ciò che doveva essere fatto e pianificavano come completare tutti i loro ordini di lavoro per il giorno - un Sprint goal in pratica. Cody facilitava queste discussioni e sollevava qualsiasi impedimento che il team affrontava durante la giornata al management - uno Scrum Master in pratica. Una volta che la giornata di lavoro era finita, Cody e Dustin si incontravano di nuovo per un caffè e partecipavano ad un altro evento Scrum. I due parlavano di ciò che ha funzionato, del lavoro da continuare a fare domani e di ciò che non è andato bene quel giorno. Una Retrospettiva in pratica che si concentrava sia sul prodotto che sul processo. Il vero cuore della creazione di un miglioramento continuo a livello di team.
Era chiaro per me che Cody e Dustin facevano parte di un team stabile dal momento in cui hanno iniziato a lavorare nella nostra unità abitativa. Era chiaro che sapevano istintivamente cosa stava facendo l'altro in qualsiasi momento. Si fidavano l'uno dell'altro, si aiutavano a vicenda, avevano fiducia nel lavoro che stavano facendo sia individualmente che come team. La familiarità e la fiducia richiedono tempo per svilupparsi. Questo è il valore dei team stabili in ogni settore, compresa l'industria del Design e delle Costruzioni. L'efficienza con cui svolgevano il loro lavoro era quasi come un'orchestra. Sapevano cosa stava succedendo ora e potevano prevedere cosa doveva succedere dopo. Dato che si conoscevano così bene, potevano anche prevedere come il lavoro sarebbe stato fatto e quanto tempo ci sarebbe voluto. Il consulente che è in me non poteva fare a meno di vedere principi Lean come la mappatura del flusso di valore che avveniva in tempo reale - tutto senza interrompere il flusso di lavoro per parlare di ciò che doveva essere fatto o perché.
Quando Bruce Tuckman descrisse per la prima volta le fasi della formazione del team, incluse la "performing" come fase finale, scrivendo, "Con le norme e i ruoli del gruppo stabiliti, i membri del gruppo si concentrano sul raggiungimento degli obiettivi comuni, spesso raggiungendo un livello di successo inaspettatamente alto". Non è quello che tutte le aziende e le organizzazioni cercano? Ciò richiede team stabili e una struttura che permetta un miglioramento continuo sia nel prodotto che nel processo.
In un altro articolo ho scritto: "Scrum siede sulle spalle di Lean per aiutare le aziende ed i team a ottenere di più, innovare e consegnare". Fa più di questo. Scrum è il framework che meglio permette ai team stabili di prosperare dando loro un focus sull'ispezione e l'adattamento sia del prodotto che del processo. Migliorare continuamente il modo in cui lavoriamo e ciò che costruiamo è sempre l'obiettivo.
Cosa sarebbe successo se Cody e Dustin si fossero accontentati dello status quo? Se davvero avessero impiegato più di 11 ore per installare le 17 tende nella mia unità? Quale lavoro non avrebbero completato quel giorno? Quali sono i costi del ritardo sia in termini finanziari che di soddisfazione del cliente? Quali opportunità sarebbero state perse? So che sto parlando di un progetto molto piccolo. Tuttavia, guardate questi dati da una prospettiva diversa. Prendete i costi del ritardo, crescono esponenzialmente su progetti più grandi e complessi. Superamenti dei costi di centinaia di migliaia di dollari possono accadere su un singolo progetto - o peggio. Cosa accadrebbe se l'industria del Design e delle Costruzioni smettesse di essere soddisfatta dello status quo?
Scrum nell'industria del Design e delle Costruzioni vuol dire approcciare i progetti in modo diverso. Possiamo sempre guardare al lavoro che abbiamo fatto in passato e migliorare il nostro processo.
Tradotto e adattato da Scrum Inc: https://www.scruminc.com/steel-sticky-notes-stable-teams-dramatically-boost-productivity/
Scritto da Dee Rhoda | 19 maggio 2021 | Blog
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